Насоки към тайни клиенти за подготовка и изпълнение на проверки

октомври 19, 2018 / От / В Блог

По-добро справяне = повече предложения за проекти. Това е посланието, което отправяме при всекидневната си комуникация с тайните клиенти. Съставихме долния списък с насоки с цел да направим по-ефективна работата на тайните клиенти по изпълнение на проверки.

  1. Подготовка за възложена проверка:
  • За всеки проект имаме набор от информационни документи, които трябва да бъдат подробно прегледани преди началото на проверката, в това число: първоначална информация (може да липсва за проверки, осъществявани и отчитани през онлайн платформата ни; инструкция, въпросник).
  • Проверете в инструкцията дали е необходимо да правите снимки по време на проверката и ако да – подгответе мобилен телефон с възможност за снимки. Важно е да можете впоследствие да свалите снимките на компютър и да ги наименовате по указания в инструкцията начин. В случай че при проверката не се изискват снимки – не правете такива, дори и при сходни проверки по друг проект да е имало изискване за снимки.
  • В случай че имате одобрен транспортен лимит (при много на брой проверки или такива, включващи пътувания между различни населени места), предвидете вземане на фактура за гориво. Изискванията ни за фактурите при одобрен транспотен лимит са както следва:
    • Сумата на фактурата е равна на одобрения транспортен лимит, не по-голяма. Изключение може да приемем само при разминаване със стотинки.
    • Фактурата трябва да е взета в месеца на изпълнение на проверките и възможно най-близо до датата/датите на проверките.
    • При фактурирането се предоставят данните на Семани, тъй като ние сме организацията, която заплаща (възстановява разходите за) горивото. Данните за фактурата са налични във всеки един момент в онлайн платформата ни, в съобщенията в Главно меню.
  1. Когато имате въпроси по проект:
  • В работен ден в рамките на работното време можете да ни изпратите имейл. Ние прегледаме текущо пощата и ще отговорим възможно най-бързо, но същевременно в удобно за нас време. В случай на спешен въпрос оставаме на разположение и по телефона – на офисния ни телефон 02/4219135 или на мобилния телефон на колегата, който отговаря за конкретния проект. Мобилният телефон на всеки от екипа на Семани е записан в имейла, с който кореспондираме с тайните клиенти за конкрентия проект.
  • В почивен ден или след 18:00 часа: в случай че проверката не е планирана за същия ден и въпросът не е спешен, пишете ни имейл или изчакайте, преди да се свържете с нас по телефона, до следващия работен ден. В случай на спешен въпрос, свържете се по телефона (мобилен телефон) с колегата от Семани, който отговаря за конкретния проект. Мобилният телефон на всеки от екипа на Семани е записан в имейла, с който кореспондираме с тайните клиенти за конкрентия проект.
  1. Кога е по-добре таен клиент да откаже проверка?
  • Познава служител, управител или друго лице, свързано с подадения за проверка обект. Без значение дали ще се срещнат по време на проверката, вероятността резултатите от проверката да достигнат до конкретния човек, когото тайният клиенти познава, и той да свърже описаната ситуация с тайния клиент, съществува. Това може да поведе до компрометиране на резултатите, съмнение в достоверността им и непризнаване на проверката.
  • Характерът на проверката не предполага тя да бъде извършена от конкретния таен клиент. Екипът на Семани, възлагащ проверките, не винаги може да знае последните обстоятелства около всеки таен клиент. Разчитаме и на тайните ни клиенти да ни информират текущо при свързани с предложенията ни обстоятелства, както и да откажат проверка ако преценят, че не е подходящо да я извършат. Например за бременни дами не препоръчваме да участват в проекти с проверки в аптеки, касаещи проучване на препоръките на продукти; тайни клиенти с много специфичен режим на хранене не препоръчваме да правят проверки на ресторанти; идеята е тайният клиент да е в ролята на типичният за конкретния бизнес потребител, т.е. да се слее с останалите клиенти, не да се отличава от тях.
  1. В случай че се налага да отмените проверка: задължително се свържете с нас по телефона, ако проверката е планирана за същия ден/ вечер или за следващия ден, ако се пада почивен ден. При проверка по-напред във времето можете и да ни пишете имейл, тъй като тогава имаме повече време да реагираме и да намерим заместващ таен клиент, който да поеме проверката.